Внутренний сервис

Внутренний сервис — это программа для сотрудников, а не для клиентов: учёт заявок, планирование, отчёты, склад, база знаний. Обычно она заменяет собой стопку таблиц и переписку в мессенджере, которые когда-то работали, а теперь тормозят.

Как понять, что таблица переросла себя

Несколько признаков. В таблицу одновременно пишут несколько человек и затирают правки друг друга. Никто не уверен, какая версия файла актуальная. Чтобы собрать отчёт, нужно вручную сводить данные из трёх мест. Новый сотрудник неделю разбирается, что где лежит. Ошибка в одной ячейке всплывает через месяц в отчёте для руководства. Если это про вас — таблица уже стоит компании больше, чем стоил бы сервис.

Кому подходит и когда не подходит

Подходит: процессы с понятными шагами и участниками — заявки, согласования, производство, выездные работы, аренда, учёт оборудования. Не подходит, когда процесс ещё не устоялся и меняется каждую неделю: сначала имеет смысл довести его до стабильного вида в той же таблице, а потом переносить. Иногда достаточно навести порядок в существующих инструментах — настроить CRM или таск-трекер, — и отдельный сервис не нужен.

Что входит в работу

Разбор процесса «как есть» и «как надо», прототип экранов, роли и права, основные разделы — заявки, справочники, календарь, отчёты, — уведомления, интеграции с тем, что уже используется: 1С, CRM, телефония, мессенджеры. Импорт данных из текущих таблиц.

Из чего складывается срок

От 4 недель. Первая рабочая версия с одним ключевым процессом — ближе к нижней границе; система с несколькими ролями, отчётностью и интеграциями — дольше. Мы обычно запускаем узкую версию быстро и расширяем её по ходу, а не ждём, пока будет готово всё.

Из чего складывается цена

Факторы: число процессов и их сложность; количество ролей; объём отчётности; интеграции; перенос исторических данных; мобильный доступ для выездных сотрудников.

Что понадобится от вас

Человек, который знает процесс изнутри и может ответить на вопросы; примеры текущих таблиц и документов; описание ролей; список того, с чем сервис должен обмениваться данными, и доступ к API этих систем, если он есть.

Частые вопросы

Чем это отличается от CRM или таск-трекера?

Готовые системы хороши, когда ваш процесс укладывается в их логику. Внутренний сервис делают, когда процесс свой: специфические статусы, расчёты, справочники, которых в коробочных продуктах нет или под которые их приходится долго гнуть.

Можно начать с одного отдела?

Так и стоит. Запускаем один процесс, команда работает в нём неделю-другую, собираем замечания — и только потом расширяем. Это дешевле и надёжнее, чем проектировать всю систему сразу.

Данные из старых таблиц перенесутся?

Да, если таблицы в более-менее едином формате. Разнородные файлы придётся сначала привести к одному виду — это отдельная работа, её объём виден после того, как посмотрим на данные.